Wydział Ewidencji Księgowej Wynagrodzeń i Kasa (KK-7) - Biuro Księgowości i Kontrasygnaty

Do zakresu działania Wydziału Ewidencji Księgowej Wynagrodzeń i Kasa należy w szczególności księgowanie:
1)    wynagrodzeń pracowników Urzędu, w tym wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
2)    wypłat diet radnych Rady m.st. Warszawy;
3)    wypłat dla osób fizycznych niebędących pracownikami Urzędu i jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy nieposiadających osobowości prawnej;
4)    rozliczanie i księgowanie delegacji krajowych i zagranicznych;
5)    uzgadnianie i księgowanie scentralizowanych rozliczeń finansowo-księgowych jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy nieposiadających osobowości prawnej w zakresie składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych;
6)    naliczanie wynagrodzeń dla pracowników jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
7)    obsługa kasowa.
Dział Ewidencji Księgowej Wynagrodzeń
Do zakresu działania Działu Ewidencji Księgowej Wynagrodzeń, wchodzącego w skład Wydziału Ewidencji Księgowej Wynagrodzeń i Kasa, należy w szczególności:
1)    księgowanie list płac pracowników Urzędu w księgach rachunkowych Urzędu;
2)    sporządzanie, dekretowanie i księgowanie przelewów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wybranej instytucji finansowej dla uczestników PPK oraz do Urzędu Skarbowego dla płatnika składek – Urząd;
3)    uzgadnianie z wewnętrzną komórką organizacyjną biura właściwego do spraw kadr i szkoleń właściwą w sprawach rachuby płac miesięcznych zestawień z list płac pracowników Urzędu;
4)    dekretowanie i księgowanie przelewów bankowych dotyczących wypłat wynagrodzeń pracowników Urzędu;
5)    sporządzanie przelewów składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, oraz ich księgowanie w księgach rachunkowych i uzgadnianie kosztów i wydatków z tego tytułu;
6)    uzgadnianie kosztów i wydatków w zakresie wynagrodzeń pracowników Urzędu oraz uzgadnianie sald kont z tego tytułu;
7)    dekretowanie i księgowanie list wypłat z tytułu umów zleceń i umów o dzieło z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej w podziale na poszczególne biura, oraz sporządzanie not księgowych do poszczególnych list płac wypłat i uzgadnianie kont służących tej ewidencji;
8)    uzgadnianie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, składek za uczestników PPK, na Fundusz Pracy oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z Wydziałem Rozliczeń Wypłat dla Osób Fizycznych Niebędących Pracownikami Urzędu i Jednostek Organizacyjnych dla płatnika m.st. Warszawa;
9)    sporządzenie, dekretowanie i księgowanie przelewów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, wybranej instytucji finansowej dla uczestników PPK  oraz do Urzędu Skarbowego dla płatnika składek – m.st. Warszawa;
10)    rozliczanie oraz księgowanie kosztów i wydatków dotyczących delegacji krajowych pracowników Urzędu, radnych Rady m.st. Warszawy i innych osób delegowanych;
11)    wyliczanie należności z tytułu delegacji zagranicznych pracowników biur i delegatur oraz radnych Rady m.st. Warszawy, a także przeliczanie walut obcych do celów ewidencji księgowej tych delegacji, uzgadnianie, księgowanie kosztów i wydatków z tego tytułu;
12)    księgowanie raportów kasowych/dzienników kasowych:
a)    dewizowych – w podziale na poszczególne dewizy, dotyczących zakupu dewiz na delegacje zagraniczne pracowników Urzędu i radnych Rady m.st. Warszawy,
b)    wydatków wynagrodzeń;
c)    depozytowych;
d)    Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
13)    uzgadnianie kosztów i wydatków z tytułu wynagrodzeń oraz pochodnych według klasyfikacji budżetowej wydatków - dla celów sprawozdawczości;
14)    uzgadnianie kont księgowych służących ewidencji rozrachunków z pracownikami Urzędu, radnymi Rady m.st. Warszawy i innymi osobami fizycznymi, w tym:
a)    wypłat wynagrodzeń i diet oraz udzielonych zaliczek na delegacje,
b)    wypłat z tytułu umów zlecenia i o dzieło,
c)     stypendiów,
d)    innych tytułów wypłat określonych zarządzeniami Prezydenta lub uchwałami Rady m.st. Warszawy;
15)    prowadzenie i uzgadnianie ewidencji analitycznej składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, składek za uczestników PPK, na Fundusz Pracy i z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych – w podziale na poszczególne dzielnice i jednostki organizacyjne m.st. Warszawy nieposiadające osobowości prawnej, uzgadnianie comiesięcznych kwot ww. składek  i podatku, oraz dekretowanie wyciągów bankowych w tym zakresie;
16)    dekretowanie i prowadzenie obsługi pomocniczego płacowego rachunku bankowego wynagrodzeń;
17)    prowadzenie i uzgadnianie ewidencji analitycznej składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z wypłaconych świadczeń rodzinnych – w podziale na poszczególne dzielnice, uzgadnianie comiesięcznych kwot składek z biurem właściwym do spraw pomocy i projektów społecznych oraz sporządzanie przelewów składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z wypłaconych świadczeń i dekretowanie wyciągów bankowych w tym zakresie;
18)    prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w tym księgowanie list wypłat Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
19)    dekretowanie i księgowanie rachunków bankowych Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
20)    zasilanie kont rachunków bankowych Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych prowadzonych przez urzędy dzielnic oraz rachunku pomocniczego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu w środki finansowe niezbędne na wypłatę świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na podstawie dyspozycji sporządzonej przez biuro właściwe do spraw  kadr i szkoleń;
21)    wystawianie wezwań do zapłaty dotyczących zaległości w spłatach pożyczek udzielonych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dla osób niebędących pracownikami Urzędu;
22)    uzgadnianie comiesięczne z biurem właściwym do spraw kadr i szkoleń zrealizowanych ogółem wydatków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
23)    dekretowanie oraz wprowadzanie do ksiąg rachunkowych Urzędu raportów kasowych oraz wyciągów bankowych dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
24)    wystawianie czeków gotówkowych na podstawie prawidłowo zatwierdzonych dokumentów finansowo-księgowych, oraz prowadzenie książki druków ścisłego zarachowania dotyczącej czeków gotówkowych;
25)    współpraca z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Biura przy sporządzaniu sprawozdań budżetowych i finansowych Urzędu w zakresie zadań Wydziału;
26)    występowanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w składkach ZUS dla płatnika – m.st. Warszawa;
27)    przygotowywanie propozycji zmian do zarządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych pracowników Urzędu;
28)    współpraca z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Biura przy opracowaniu projektów zarządzeń Prezydenta dotyczących rachunkowości i sprawozdawczości, w tym przyjętych zasad rachunkowości oraz zasad kontroli finansowej i obiegu dokumentów księgowych i finansowych;
29)    współpraca z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Biura przy aktualizacji procedur wewnętrznych Biura;
30)    przygotowanie dokumentacji finansowo-księgowej na potrzeby przeprowadzanych kontroli;
31)    modelowanie oraz aktualizowanie procesów biznesowych Biura;
32)    opracowanie i sporządzenie harmonogramu wypłat dla pracowników;
33)    opracowanie i sporządzenie harmonogramu wpłat składek ZUS, składek za uczestników PPK i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych przez dzielnice i jednostki organizacyjne m.st. Warszawy;
34)    przygotowanie i przekazywanie danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania RF-03 do jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
35)    koordynowanie prac związanych ze sporządzaniem, przesyłaniem na żądanie właściwych organów podatkowych jednolitych plików kontrolnych;
36)    naliczanie wynagrodzeń i innych świadczeń związanych z pracą pracowników jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi i prowadzenie obsługi płacowej pracowników na podstawie dokumentów płacowych oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami;
37)    sporządzanie list płac oraz dyspozycji przelewów na konta osobiste pracowników jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
38)    prowadzenie kartotek wynagrodzeń pracowników jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
39)    naliczanie świadczeń w okresie czasowej niezdolności do pracy pracowników jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi oraz prowadzenie kart zasiłkowych;
40)    ustalanie prawa i naliczanie świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz naliczanie świadczeń z tytułu wypadków przy pracy
i chorób zawodowych, a także prowadzenie wymaganej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokumentacji w tym zakresie dla pracowników jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
41)    naliczanie i sporządzanie list wypłat na podstawie rachunków do zawartych umów zlecenia i umów o dzieło z pracownikami jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
42)    sporządzanie i wysyłanie miesięcznych deklaracji ZUS oraz sporządzanie dyspozycji przelewów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, sporządzanie korekt deklaracji rozliczeniowych ZUS dla jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
43)    sporządzanie  przelewów składek do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych i ich księgowanie dla jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
44)    sporządzanie przelewów składek za uczestników PPK do wybranej instytucji finansowej dla jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
45)    sporządzanie dla każdego pracownika jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi, miesięcznych informacji o przychodach i odprowadzonych składkach na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne;
46)     sporządzanie miesięcznej deklaracji o wysokości zaliczki na podatek dochodowy od łącznej kwoty dokonywanych wypłat oraz sporządzanie dyspozycji przelewów miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych dla jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
47)     sporządzanie rocznych informacji o uzyskanych dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy oraz dokonywanie rocznego rozliczenia podatku pracowników jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi, którzy złożyli wymagane oświadczenie;
48)     uzupełnianie zaświadczeń o wynagrodzeniu pracowników jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi, w części dotyczącej wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych związanych z pracą;
49)     uzupełnianie zaświadczeń do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pracowników jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi, w części dotyczącej wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych związanych z pracą;
50)     sporządzanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego w części dotyczącej wynagrodzeń dla jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
51)     prowadzenie bieżącego archiwum dokumentacji płacowej pracowników jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
52)     współpraca z biurem właściwym do spraw kadr i szkoleń w zakresie utrzymywania informatycznego systemu kadrowo-płacowego w zakresie administracji merytorycznej, w tym  dokonywanie modyfikacji, zmian bieżących i zmian wynikających z przepisów prawa oraz ze zmian organizacyjnych w jednostkach organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi;
53)    prowadzenie ewidencji księgowej rachunku sum depozytowych, w tym wadium i kaucji gwarancyjnych według poszczególnych kontrahentów w zakresie biur;
54)    wyliczanie należnych kontrahentom przy zwrocie wadium i kaucji gwarancyjnych odsetek bankowych,  księgowanie wyciągów bankowych i raportów kasowych dla rachunku i kasy sum depozytowych.
Dział – Kasa
Do zakresu działania Działu Kasy, wchodzącego w skład Wydziału Ewidencji Księgowej Wynagrodzeń i Kasa, należy w szczególności:
1)    prowadzenie obsługi kasowej w Systemie SAP oraz w innych systemach w podziale na kasy:
a)    wydatkową,
b)    dochodową,
c)    depozytową,
d)    dewizową,
e)    podatkową,
f)    wydatkową wynagrodzeń,
g)    fiskalną,
h)    Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
2)    wypłata wynagrodzeń pracownikom Urzędu, diet radnym Rady m.st. Warszawy, poniesionych kosztów delegacji krajowych i zagranicznych i innych wypłat oraz obsługi kasowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;
3)    sporządzanie i sprawdzanie dowodów kasowych w podziale na kasy określone w pkt 1, w tym:
a)    raportów kasowych w walucie polskiej i zagranicznej dotyczących dewiz pobieranych w związku z poleceniem wyjazdu służbowego w podziale na poszczególne dewizy,
b)    raportów kasowych do zaksięgowania;
4)    tworzenie zestawień kwot przekazanych na rachunek bankowy sum depozytowych;
5)    tworzenie specyfikacji do bankowych dowodów wpłaty;
6)    podejmowanie gotówki z banku, prowadzenie rozliczeń z bankiem w zakresie wpłat i wypłat gotówkowych;
7)    prowadzenie ewidencji wpłat bezgotówkowych przy użyciu terminala kart płatniczych;
8)    obsługa kasy fiskalnej;
9)    przyjmowanie i prowadzenie rejestru ewidencji gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych, akcji i udziałów i innych depozytów przyjmowanych do kasy na podstawie odpowiednich protokołów.
10)    opracowanie i aktualizowanie instrukcji kasowej.