Wydział Ewidencji Księgowej Mienia Urzędu (KK-13) - Biuro Księgowości i Kontrasygnaty

Do zakresu działania Wydziału Ewidencji Księgowej Mienia Urzędu należy w szczególności:
1)    sprawdzanie, weryfikowanie i akceptowanie wystawionych dokumentów w Systemie SAP moduł FI-AA dotyczących majątku Urzędu z dokumentacją finansową i księgową;
2)    prowadzenie ewidencji  syntetycznej w księgach rachunkowych Urzędu:
a) gruntów - na podstawie otrzymanej informacji z biura właściwego do spraw mienia miasta i Skarbu Państwa, które prowadzi ewidencję analityczną, ilościowo-wartościową,
b) prawa wieczystego użytkowania gruntów zgodnie z otrzymywaną dokumentacją z biura właściwego do spraw mienia miasta i Skarbu Państwa,
c) nieruchomości inwestycyjnych zgodnie z otrzymaną dokumentacją z biura właściwego do spraw nieruchomości inwestycyjnych;
3)    kompletowanie i sprawdzanie dokumentów stanowiących podstawę księgowania przychodów i rozchodów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Urzędu, w tym protokołów przekazania - przyjęcia do użytkowania, umów darowizny, faktur zakupu i protokołów likwidacji;
4)    naliczanie umorzenia i amortyzacji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz prawa wieczystego użytkowania gruntów;
5)    kontrola poprawności w zakresie zmian stanu umorzenia i amortyzacji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz prawa wieczystego użytkowania gruntów;
6)    uzgadnianie wartości arkuszy spisowych z przeprowadzonej inwentaryzacji ze stanem księgowym oraz ujęcie w księgach rachunkowych Urzędu wyników inwentaryzacji w zakresie majątku Urzędu;
7)    sporządzanie sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego w zakresie środków trwałych Urzędu, w tym SG-01 Środki trwałe z wyłączeniem sporządzenia danych w zakresie „Statystyka gminy: samorząd i transport”;
8)    analizowanie i weryfikowanie zapisów przedkładanych do opinii Skarbnika projektów uchwał Rady m.st. Warszawy i zarządzeń Prezydenta w sprawie wyposażenia/przekazania  majątku m.st. Warszawy;
9)    prowadzenie ewidencji księgowej - syntetycznej stanów magazynowych w tym: materiałów biurowych, artykułów żywnościowych, materiałów technicznych, artykułów  czystościowo-chemicznych, akcesoriów komputerowych, środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych do samochodów służbowych;
10)    analizowanie i uzgadnianie sald z kontrahentami w zakresie zadań wydziału;
11)     prowadzenie pozabilansowej ewidencji księgowej obcych weksli i gwarancji bankowych;
12)     prowadzenie ewidencji księgowej - syntetycznej druków komunikacyjnych ścisłego zarachowania oraz tablic rejestracyjnych z wyłączeniem druków komunikacyjnych ścisłego zarachowania spersonalizowanych;
13)    prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, w tym: not korygujących, KW (kasa wypłaci), KP (kasa przyjmie);
14)    prowadzenie ewidencji księgowej rachunku bankowego Funduszu Pracy;
15)    przekazywanie otrzymanych środków do Urzędu Pracy m.st. Warszawy;
16)    prowadzenie obsługi finansowo-księgowej w zakresie realizacji wydatków inwestycyjnych realizowanych przez biura, z wyłączeniem wydatków inwestycyjnych realizowanych w ramach projektów finansowanych z udziałem środków europejskich i środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi;
17)    sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym faktur, rachunków, wniosków, dyspozycji i im podobnych, a także ich kompletności dokumentujących przebieg operacji gospodarczych;
18)    sprawdzanie zgodności otrzymanych dokumentów do zapłaty z umowami, zleceniami;
19)    sprawdzanie wstępnie wprowadzonych dokumentów księgowych do Systemu SAP z klasyfikacją budżetową wskazaną przez merytoryczne biura;
20)    dekretowanie i księgowanie otrzymanych dowodów księgowych w systemie finansowo-księgowym;
21)    sporządzanie przelewów krajowych i zagranicznych w systemie bankowości elektronicznej;
22)    dekretowanie wyciągów bankowych;
23)    okresowe uzgadnianie z biurami zaewidencjonowanych w księgach rachunkowych nakładów inwestycyjnych (środków trwałych w budowie) ponoszonych na realizację zadań inwestycyjnych;
24)    bieżące analizowanie i uzgadnianie dokonanych zapisów księgowych na kontach księgowych w zakresie zadań  Wydziału;
25)    współpraca z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Biura przy sporządzanie okresowych jednostkowych sprawozdań budżetowych Urzędu, w tym:
a)    Rb-28S z wykonania planu wydatków,
b)    Rb-50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami w zakresie wydatków biur,
c)    Rb-28NWS z wykonania planu wydatków samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządowej, które nie wygasły z upływem roku budżetowego w zakresie Urzędu,
d)    Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywach finansowych,
e)    Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji;
26)    współpraca z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Biura przy sporządzaniu sprawozdania finansowego Urzędu (bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawień zmian w funduszu) - w zakresie zadań Wydziału;
27)    współpraca z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Biura przy opracowywaniu/aktualizowaniu projektów zarządzeń Prezydenta dotyczących rachunkowości, w tym przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie m.st. Warszawy;
28)    współpraca z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Biura przy opracowywaniu/aktualizowaniu projektu zarządzenia Prezydenta w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie m.st. Warszawy;
29)    obsługa finansowa i księgowa jednostek organizacyjnych m.st. Warszawy, których obsługa finansowa i organizacyjna na podstawie uchwał Rady m.st. Warszawy została powierzona Urzędowi, w tym:
a)    sprawdzanie, weryfikowanie i akceptowanie wystawionych dokumentów w Systemie SAP moduł FI-AA dotyczących majątku z dokumentacją finansową i księgową,
b)    kompletowanie i sprawdzanie dokumentów stanowiących podstawę księgowania przychodów i rozchodów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, w tym protokołów przekazania - przyjęcia do użytkowania, umów darowizny, faktur zakupu i protokołów likwidacji,
c)    naliczanie umorzenia i amortyzacji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych,
d)    kontrola poprawności w zakresie zmian stanu umorzenia i amortyzacji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych,
e)    uzgadnianie wartości arkuszy spisowych z przeprowadzonej inwentaryzacji ze stanem księgowym oraz ujęcie w księgach rachunkowych wyników inwentaryzacji w zakresie majątku,
f)    prowadzenie ewidencji księgowej rachunku sum depozytowych, w tym wadium i kaucji gwarancyjnych według poszczególnych kontrahentów,
g)    wyliczanie należnych kontrahentom przy zwrocie wadium i kaucji gwarancyjnych odsetek bankowych, księgowanie wyciągów bankowych dla rachunku sum depozytowych,
h)    prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, w tym: noty korygujące,
i)    prowadzenie obsługi finansowej i księgowej w zakresie realizacji wydatków bieżących i inwestycyjnych,
j)    sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym faktur, rachunków, wniosków, dyspozycji i im podobnych, a także ich kompletności dokumentujących przebieg operacji gospodarczych,
k)    sprawdzanie zgodności otrzymanych dokumentów do zapłaty z umowami, zleceniami,
l)    sprawdzanie wstępnie wprowadzonych dokumentów księgowych do Systemu SAP z klasyfikacją budżetową oraz zaangażowaniem,
m)    dekretowanie i księgowanie otrzymanych dowodów księgowych w systemie finansowo-księgowym,
n)    sporządzanie przelewów w systemie bankowości elektronicznej, w tym export z Systemu SAP moduł FI do bankowości elektronicznej,
o)    importowanie wyciągów bankowych z systemu bankowości elektronicznej do Systemu SAP moduł FI (rachunkowość finansowa),
p)    dekretowanie wyciągów bankowych oraz wprowadzanie danych do Systemu SAP moduł FI (rachunkowość finansowa),
q)    rozliczanie zaliczek na zakup towarów i usług wypłaconych pracownikom,
r)    bieżące analizowanie i uzgadnianie zapisów księgowych na kontach księgowych,
s)    bieżące uzgadnianie wydatków i kosztów w odniesieniu do planu i rozrachunków,
t)    analizowanie i uzgadnianie sald z kontrahentami,
u)    sporządzanie okresowych jednostkowych sprawozdań budżetowych:
- Rb-28S z wykonania planu wydatków,
- Rb-50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami,
- Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji,
v)    współpraca z wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Biura przy sporządzaniu okresowych jednostkowych sprawozdań budżetowych,
w)    sporządzanie sprawozdań finansowych (bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu) przy współpracy z pozostałymi wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi Biura,
x)    sporządzanie sprawozdań dla Głównego Urzędu Statystycznego, w tym: F-03 o stanie ruchów środków trwałych, RF-03 sprawozdanie jednostek sektora instytucji rządowych i samorządowych,
y)    sporządzanie niezbędnych wydruków z systemu SAP na potrzeby jednostki obsługiwanej.